Od dnia 01.05.2010r. formularze z serii E 400 zostają zastąpione przez standardowe dokumenty elektroniczne (SED) z serii F. Wyjątek od powyższej zasady stanowią następujące sytuacje:

  • uprawnienie do świadczeń rodzinnych w państwie UE powstało przed dniem wejścia w życie rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/04 oraz Nr 987/09, czyli przed 01.05.2010r.
  • uprawnienie do świadczeń rodzinnych w państwie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tj. Lichtenstein, Norwegia i Islandia) powstało przed 01.06.2012 r. oraz w Szwajcarii przed 01.04.2012 r., tj. do czasu objęcia tych krajów przepisami nowych rozporządzeń (Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/04 oraz Nr 987/09).

Formularze z serii E 400 wydane w sytuacjach, o których mowa powyżej zachowują swoją ważność i będą nadal uzupełniane przez Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w Warszawie.

W procedurze koordynacji świadczeń rodzinnych wykorzystywane są następujące formularze: E 401, E 402, E 403, E 404, E 405, E 406, E 407, E 411.

Do najczęściej stosowanych formularzy z serii E400 należą:

  • formularz E 401 – dotyczący potwierdzenia składu rodziny dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych;
  • formularz E 402 – dotyczący potwierdzenia kontynuowania nauki przez pełnoletnie dziecko;
  • formularz E 405 – zaświadczenie dotyczące sumowania okresów ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek lub dotyczące następującego po sobie zatrudnienia w kilku państwach członkowskich;
  • formularz E 407 – zaświadczenie lekarskie dla potrzeb specjalnego zasiłku rodzinnego lub zwiększonych zasiłków rodzinnych dla dzieci niepełnosprawnych;
  • formularz E 411 – dotyczy potwierdzenia uprawnień do świadczeń rodzinnych w Polsce.

Formularze z serii E (głównie E 411 i E 401) powinny być wydane przez instytucję właściwą państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii, w której został złożony wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych. Formularze te powinny zawierać pieczątkę z adresem instytucji właściwej, datę i podpis urzędnika wystawiającego formularz.
Formularze unijne składają się z dwóch części: A i B. Prawidłowo wypełnione formularze w części A powinny zawierać:

  • dane wnioskodawcy - w pkt 1;
  • dane osoby, której uprawnienie do świadczeń rodzinnych w Polsce musi być sprawdzone – w pkt 2;
  • okres za jaki potrzebne są informacje – w pkt 2.5 (okres za jaki ubiegacie się Państwo o świadczenia rodzinne za granicą);
  • dane dzieci – w pkt 3 (formularz E411) w pkt 4 (formularz E401);
  • data i podpis urzędnika oraz pieczątka instytucji właściwej kraju UE, EOG lub Szwajcarii – w pkt 5.

Po otrzymaniu z instytucji zagranicznej formularzy Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w Warszawie poświadcza dane zawarte w formularzu, a następnie odsyła bezpośrednio na adres wnioskującej instytucji zagranicznej.

UWAGA !!!
Informujemy, że otrzymane formularze, które nie są wypełnione w części A i nie zawierają daty i podpisu urzędnika oraz pieczątki zagranicznej instytucji właściwej w punkcie 5 nie mogą zostać wypełnione z powodu braków formalnych. W takiej sytuacji ww. druki są odsyłane celem uzupełnienia brakujących danych.

Informujemy również, że Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w Warszawie nie jest właściwą instytucją od poświadczania dokumentu „zaświadczenia dotyczące składu rodziny” (niem. Familienstandbescheinigung) dla potrzeb przyznania niemieckiego zasiłku rodzinnego oraz wydawania zaświadczeń (np. dot. niepobierania świadczeń rodzinnych w Polsce) dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych za granicą.